Để tính toán cước vận chuyển xe tải hiệu quả và tiết kiệm tối đa chi phí, cần tập trung vào các yếu tố chính và chiến lược tối ưu sau:
Các Yếu Tố Cấu Thành Cước Vận Chuyển
Cước phí thường dựa trên:
- Loại xe tải & Tải trọng: Xe tải nhỏ (1-2.5 tấn), trung (3-8 tấn), lớn (>10 tấn), container. Tải trọng thực tế và tải trọng khai báo.
- Quãng đường di chuyển: Khoảng cách là yếu tố cơ bản định giá (đồng/km hoặc đồng/chuyến).
- Loại hàng hóa: Hàng thông thường, hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh, hàng nguy hiểm,… đều có mức phí khác nhau.
- Khối lượng & Thể tích (CBM): Phí thường tính theo khối chiếm chỗ hoặc theo trọng lượng (kg/tấn), tuỳ vào giá trị nào lớn hơn (Đơn vị Vận Tải Quy Đổi – Volumetric Weight).
- Chi phí phát sinh: Phụ phí xăng dầu (FSC), phí cầu đường, phí bốc xếp, phí chờ đợi, phí vận chuyển nội địa khác.
Chiến Lược Tính Toán & Tiết Kiệm Chi Phí
- Tối Ưu Hoá Không Gian Xe:
- Lập kế hoạch xếp hàng khoa học để lấp đầy thể tích thùng xe, giảm số chuyến.
- So sánh khối lượng thực tế và khối lượng thể tích (CBM quy đổi ra kg). Chọn cách tính cước nào có lợi hơn.
- Lựa Chọn Nhà Vận Tải & Đàm Phán Hợp Đồng:
- So sánh báo giá từ nhiều đơn vị. Ưu tiên đơn vị uy tín, minh bạch, có bảo hiểm hàng hóa đầy đủ.
- Đàm phán mức giá cố định cho tuyến đường thường xuyên hoặc giá theo khung tải trọng/thể tích.
- Thương lượng miễn, giảm các phụ phí như phí chờ đợi.
- Tối Ưu Hoá Lịch Trình & Tuyến Đường:
- Gom nhiều đơn hàng nhỏ lẻ trên cùng tuyến đường để tận dụng tối đa công suất xe.
- Lên kế hoạch vận chuyển tránh giờ cao điểm, ngày lễ để giảm thời gian chờ và nhiên liệu.
- Sử dụng ứng dụng hỗ trợ tìm tuyến đường ngắn nhất, ít điểm giao thông phức tạp.
- Quản Lý Chặt Chẽ Hàng Hóa:
- Đóng gói gọn nhẹ, đảm bảo an toàn nhưng giảm thiểu thể tích và trọng lượng không cần thiết.
- Khai báo hàng hóa chính xác: loại hàng, khối lượng, thể tích, đặc tính (nếu có) để tránh phát sinh phí không mong muốn sau này.
- Tận Dụng Phần Mềm Quản Lý Vận Tải (TMS):
- Sử dụng phần mềm chuyên dụng để tự động tính toán cước phí dựa trên các thông số nhập vào, so sánh nhà cung cấp, theo dõi vị trí xe và kiểm soát chi phí phát sinh.
- Theo Dõi Và Phân Tích Chi Phí Định Kỳ:
- Lưu trữ hóa đơn và ghi chép đầy đủ tất cả chi phí liên quan đến từng chuyến hàng.
- Phân tích báo cáo định kỳ để phát hiện các khoản phí bất hợp lý, điểm hao phí và có kế hoạch điều chỉnh.
Lưu Ý Quan Trọng
- Chính sách của đơn vị vận tải: Nắm rõ các điều khoản về tính cước, thanh toán, bảo hiểm, quy trình khiếu nại trong hợp đồng.
- Yếu tố thời vụ/thời tiết: Giá cước có thể tăng đột biến vào dịp cao điểm, lễ Tết hoặc thời tiết xấu. Lên kế hoạch trước hoặc đặt chỗ sớm.
- Cân bằng chi phí – rủi ro: Chọn dịch vụ giá siêu rẻ có thể kéo theo rủi ro mất mát hàng hóa, chậm trễ hoặc dịch vụ kém.
Áp dụng đồng bộ các chiến lược này giúp doanh nghiệp tính toán chính xác và kiểm soát tối ưu chi phí vận chuyển xe tải trong dài hạn.